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Journey to the cloud

Enterprise Content Management in der Cloud

Laut einer Bitkom-Umfrage setzen zwei Drittel der Unternehmen auf Cloud Computing. Die grundlegenden Vorteile sind bekannt. Frühere Bedenken zumeist nivelliert. Inwiefern betrifft es jedoch den Aspekt Enterprise Content Management (ECM)? Mit ECM-Systemen managen Unternehmen komplexe und vertrauliche Inhalte. Im Gespräch erklärt Stefan Jamin, Senior Manager Industries and Innovation bei der CENIT AG, wie sich das Zusammenspiel von ECM-System und Cloud gestaltet.

Herr Jamin, Stichwort ECM. Wie weit sind Unternehmen hier in Bezug auf Cloud-Nutzung?

ECM-Systeme sind bereits sehr lange am Markt etabliert. Dies bedeutet natürlich auch, dass viele Unternehmen entsprechende Systeme im Einsatz haben, traditionell on premises.

Eine Verschiebung solcher Systeme in die Cloud ist ja kein Selbstzweck, sondern erfolgt entlang einer Kosten- und Nutzenbetrachtung und stellt eine Migration dar – dies wird sorgfältig evaluiert. Denn eine der wesentlichen Charakteristiken von ECM-Systemen besteht in der ordnungsgemäßen, dauerhaften Aufbewahrung von Dokumenten.

Ein sehr deutliches Beispiel: Unsere Kunden im Bereich Luftfahrt arbeiten mit Aufbewahrungsfristen von zum Teil über 50 Jahren. Dies ist sicherlich ein Grund, warum gerade Dokumentenmanagement- oder Archivsysteme weiterhin noch sehr stark on premises betrieben werden. Wohlgemerkt, beim Aufbau neuer Systeme berücksichtigen Unternehmen selbstverständlich die Potenziale der Cloud.

In welchen Aspekten ist die Nutzung eines ECM-Systems in einer Cloud anders als die Nutzung anderer Systeme?

Es ist zum einen die bereits angesprochene Langfristigkeit, bezüglich der Aufbewahrung der Inhalte: Unternehmen, die ihr ECM-System in der Cloud betreiben möchten, streben auch hier die langfristige Nutzung an.

Dies wirkt sich natürlich auf die Flexibilität bezüglich eines Wechsels der Cloud, beziehungsweise des Anbieters aus. Nicht selten sind es Terabyte von Daten, die ihren Ort wechseln müssten. Und das ist verständlicherweise keine On-Off-Entscheidung.

Der zweite Aspekt betrifft die Frage nach Zugriffsrechten, Vertraulichkeiten und Regularien. ECM-Systeme mit all ihren Berechtigungen und Schutzmechanismen sind unter anderem genau dafür gedacht, besonders vertrauliche Inhalte und Dokumente zu verarbeiten und aufzubewahren.

Das heißt, jeder, der sich mit ECM-Systemen in der Cloud beschäftigt, fragt sofort nach Einhaltung von Prinzipien wie DSGVO, Datenschutz et al. Hier bestehen bei vielen Unternehmen noch Bedenken.

Allerdings kann die Cloud aber genau hier klare Vorteile bieten. Wie? Das wird in dem Artikel ganzheitlich betrachtet!

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Dies kann durch Lösungsauswahl und -Empfehlungen ebenso ergänzt werden wie durch ROI Betrachtungen und die Erstellung eines Bebauungsplanes.

Die Berater der CENIT AG unterstützen dabei in den verschiedenen Disziplinen des Enterprise Information Management.

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